(Dirigida a los asociados, personal, contratistas, usuarios y otros titulares de datos personales de los cuales la Asociación Consejo de Redacción sea responsable)
Presentación
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial a la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes relacionados con la recolección, uso, transmisión y transferencia, en caso de aplicar, de datos personales que la Asociación Consejo de Redacción (en adelante CdR) realiza de sus datos personales. Esto en virtud de la ley aplicable o la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento y manejo.
En este documento encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales CdR realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales. No obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con CdR, incluyéndolo a usted, asociados, empleados, usuarios o contratistas, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.
Definiciones
Para la interpretación de esta política le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
– Asociados CdR: periodistas, comunicadores o docentes con capacidad de demostrar el ejercicio continuo de la profesión durante los últimos dos años al momento de su asociación. Estudiantes de pregrado comunicación social y periodismo o de carreras afines de quinto semestre en adelante con experiencia en medios universitarios.
– Audiencia de las páginas web y de las redes sociales: los usuarios con los que interactúa la organización a través de la página web y redes sociales de su medio de comunicación, Colombiacheck. Asimismo, se encuentra los usuarios de las redes sociales de CdR y su página web institucional.
– Contratistas: personas naturales o jurídicas que prestan un servicio profesional para el cumplimiento de los objetivos institucionales de la organización.
– Cooperantes: son todas aquellas organizaciones internacionales, nacionales y agencias de cooperación con las que se realizan convenios, contratos o subvenciones para la ejecución de proyectos que cumplen con el objeto de la organización.
– Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
– Datos sensibles: aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación.
– Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta de CdR como responsable de los datos.
– Política de tratamiento o Política: se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por CdR de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
– Proveedores: son empresas o personas naturales que proporcionan bienes y/o servicios a la organización.
– Público objetivo: población a la que está dirigida el trabajo de CdR como, por ejemplo, periodistas, docentes, comunicadores sociales, periodistas comunitarios y profesionales de otras disciplinas con los que se desarrollan sus principales actividades.
– Usuario: toda persona natural que se beneficia de los servicios de CdR o asista a los eventos o actividades, en virtud de una relación con el objeto de la organización.
– Cliente: toda persona natural o jurídica que adquiera un servicio de CdR o asista a los eventos de este último, en virtud de una relación contractual/obligacional.
– Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, para efectos de esta política ejercerá como responsable, en principio, CdR.
– Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, sea cliente, proveedor, contratista o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a CdR.
– Transferencia: se refiere al envío por parte de CdR como responsable del tratamiento o un encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
– Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el encargado, por cuenta del responsable, trate datos personales.
– Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente. En especial, a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.
Uso y finalidad del tratamiento
CdR reconoce que el titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta en todo caso sus responsabilidades, derechos y obligaciones con CdR. En virtud de la relación que se establezca entre usted y CdR, este recolecta, almacena, actualiza, usa y transmite o transfiere datos personales a organizaciones localizadas dentro y fuera de Colombia. Los datos personales son utilizados para:
– Ejecución del contrato suscrito con CdR.
– Pago de obligaciones contractuales.
– Envío de información a entidades gubernamentales, cooperantes o judiciales por solicitud expresa de la misma.
– Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
– Envío/recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al usuario de CdR o de la Cámara de Servicios Legales.
– Registro de la información de los asociados en la base de datos de CdR, en lo que corresponda.
– Registro de la información de los clientes en la base de datos de CdR, en lo que corresponda.
– Registro de la información de los contratistas en la base de datos de CdR, en lo que corresponda.
– Registro de la información de los contratistas en la base de datos de CdR, en lo que corresponda.
– Registro de la información de los proveedores en la base de datos de CdR, en lo que corresponda.
– Registro de la información de los participantes o periodistas en la base de datos de CdR, en lo que corresponda.
– Registro de la información de representantes de organizaciones y entidades de orden nacional e internacional en la base de datos de CdR, en lo que corresponda.
– Contacto con asociados, contratistas, directivas y/o usuarios para el envío de información concerniente con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
– Procesos de selección.
– Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales le corresponde a CdR.
– Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
– Para proporcionarle un efectivo servicio al usuario.
– Registro de los datos de los asociados,contratistas para temas de salud o inscripción a servicios médicos prepagados, cuando corresponda.
– Registro de datos para trasmisión de datos de orden nacional e internacional como son los cooperantes.
– Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y CdR.
– Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que usted haya otorgado a favor de CdR.
Le informamos igualmente que, en su calidad de contratista, usuario, visitante y/o parte directiva, sus datos personales son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad de comerciante; por lo cual, los mismos responden a ser de naturaleza pública, no siendo requerida su autorización previa, expresa e informada. En cualquier caso, aun siendo de naturaleza pública, usted está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como titular de datos personales.
De igual manera, en los casos en que los datos recolectados estén por fuera de la naturaleza misma de la relación contractual, CdR captará de los posibles titulares las autorizaciones firmadas.
Si usted nos proporciona datos personales, esta información será utilizada solamente para los propósitos aquí señalados y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de CdR salvo que: (I) usted nos autorice expresamente a hacerlo; (II) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado; (III) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios; (IV) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto; (V) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración; o (VI) según sea requerido o permitido por la ley.
Con el objetivo de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos con anterioridad al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda.
CdR podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a estos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de esta para fines propios y les impedimos que la divulguen a otros.
De igual forma, CdR podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras organizaciones en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. CdR ha adoptado las medidas del caso para que organizaciones nacionales e internacionales mantengan acuerdos que permitan garantizar los estándares de seguridad y protección de datos personales previstos en este documento y, en general, en la política de CdR sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13. Para efectos de estas dos figuras de posible flujo de información se tendrán en cuenta también las disposiciones de la Circular N.º 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de CdR o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.
Obligaciones del responsable
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Derechos del titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CdR como los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada a CdR como responsables del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
– Ser informado por CdR, como responsables del tratamiento o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
– Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
– Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual CdR garantiza el ejercicio de todos sus derechos.
Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular
Si tiene preguntas acerca de esta política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la misma, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:
Asociación Consejo de Redacción
Nit. 900 200 364 – 9
Domicilio: Transversal 4 N.º 42 – 00, piso 8
Teléfono: 3208320, ext. 4585
Correo electrónico: contacto@consejoderedacción.org / contacto@colombiacheck.com
Página web: www.consejoderedaccion.org / www.colombiacheck.com
En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirse al Oficial de Protección de Datos Personales (Ángela Cardona), Coordinadora del Área de Comunicaciones.
Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior CdR, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.
Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a CdR atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días hábiles desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado lo solicitado, CdR receptor de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.
Modificación de esta política
Esta política puede ser modificada en cualquier momento. La última versión estará publicada en la página web de CdR. En caso de que sea un titular externo, cuyos datos personales reposen en las bases de datos de CdR, usted podrá solicitar una copia de la presente política a través del Oficial de Protección de Datos Personales.
Fecha de entrada en vigor: 26 de julio de 2018.